当番管理ツール「tohban」は、PTAや地域活動に加え、小規模なシフト管理にも活用できます。1日に複数の日程を登録可能なため、固定された時間枠への割り当てに適しています。候補者が10名以上でシフトが数パターンの場合に、手作業による管理負担を軽減します。
勤務時間が人ごとに異なる管理には不向きですが、固定枠の募集や割り当てを効率化できます。月・週・日単位の表示切り替え機能も追加されました。LINEやExcelでの管理を簡略化し、少人数かつ少パターンのシフト作成をより直感的に行うことを目指しています。
「tohbanって当番管理ツールですよね？」
このように聞かれることがあります。
もちろん、その通りです。tohbanは、PTAやスポーツクラブ、地域活動などで発生する「当番決め」をもっと簡単にするために開発したサービスです。
しかし実は、1日に複数の日程を登録できるため、小規模なシフト管理ツールとしてもご利用いただけます。
今回は、tohbanがどのようなシーンに向いているのか、逆に向いていないケースも含めてご紹介します。
当番もシフトも、「担当を決める」という点では同じ
当番とシフトは、一見すると別のものに思えるかもしれません。
しかし実際には、
- 誰が担当するのか
- 希望日を集める
- 偏りなく割り当てる
- 担当者へ連絡する
という流れは共通しています。
例えば、
- スポーツクラブの保護者当番
- 学校の登校見守り
- 地域イベントのスタッフ
- 公共施設の受付
- 飲食店や売店のシフト
など、「担当者を決める」という点では同じです。
そのため、tohbanでも対応できるケースが多くあります。
実は同じ日に複数の日程を登録できます
「1日に1件しか登録できない」と思われる方もいらっしゃいますが、tohbanでは同じ日に複数の日程を登録できます。
例えば、
| 日付 | 日程 |
|---|---|
| 8月1日 | 午前の部 |
| 8月1日 | 午後の部 |
| 8月1日 | 夜間 |
というように、同じ日に複数の募集を作成できます。
それぞれに募集人数を設定し、担当者を募集・割り当てることが可能です。
tohbanが特におすすめなケース
これまで利用シーンを考えてきた中で、特に相性が良いのは次のようなケースです。
- 候補者が10名程度以上いる
- 活動日や営業日が10日以上ある
- シフト（当番）の種類が1〜3パターン程度ある
もちろん目安なので、「9人だから使えない」ということではありません。
ただし、候補者が数人しかいなかったり、活動日が月に数日しかなかったりする場合は、紙やExcelで管理したほうが早いケースもあります。
tohbanは、「手作業では管理が大変になってきた」と感じ始めたタイミングで最も力を発揮します。
逆に、こんなシフトには向いていません
tohbanは万能なシフト管理ツールではありません。
例えば、
- Aさんは16:00〜20:00
- Bさんは17:00〜21:00
- Cさんは18:30〜22:00
というように、担当者ごとに勤務時間が細かく変わるシフトには向いていません。
横軸に時間が並ぶガントチャート形式のシフト表を作成したい場合は、専用のシフト管理システムの方が適しています。
「できること」だけでなく、「向いていないこと」も正直にお伝えすることで、導入後のミスマッチを防ぎたいと考えています。
こんなシフトなら、tohbanが力を発揮します
一方で、
- 午前の部 9:00〜12:00
- 午後の部 13:00〜17:00
- 夜勤 22:00〜翌5:00
のように、時間帯があらかじめ決まっているシフトであれば、tohbanは非常に使いやすいサービスです。
必要なのは、
- どの時間帯なのか
- 何人必要なのか
この2つだけ。
担当者は希望日を提出し、管理者は自動で集まった希望をもとに割り当てを行えます。
実際のお客様の利用例
先日、地域のプールを運営されているお客様からご相談をいただきました。
管理したいのは、監視スタッフのシフトです。
勤務は、午前と午後の2パターン。
同じ日に午前・午後それぞれの日程を作成し、スタッフから希望を集める運用をされています。
まさに、tohbanが得意とする使い方の一つです。
「当番管理サービス」というイメージを持たれていましたが、実際にお話を伺うと、小規模なシフト管理にも十分活用できることを知っていただけました。
より見やすく管理できるようアップデートしています
1日に複数の日程を登録すると、営業日が毎日の場合、1か月で60件以上の日程が表示されることもあります。
一覧表示だけでは、さすがに見づらくなってしまいます。
そこで新たに追加したのが、
- 月表示
- 週表示
- 日表示
への切り替え機能です。
必要な期間だけを表示できるため、多くの日程が登録されていても確認しやすくなりました。
今後は、カレンダー表示なども取り入れ、さらに直感的に管理できる画面へ改善を進めていく予定です。
当番管理から、小規模シフト管理へ
tohbanは「当番決めをラクにするサービス」としてスタートしました。
しかし、お客様の声を伺う中で、「この運用ならシフト管理にも使える」というケースが数多く見つかっています。
だからこそ私たちは、当番管理という枠にとらわれず、
“少人数・少パターンのシフト管理が、もっと簡単になるサービス”
を目指して、日々アップデートを続けています。
もし現在、
- LINEで希望日を集めている
- Excelでシフトを作っている
- 毎月同じ作業を繰り返している
そんな状況でしたら、一度tohbanを試してみてください。
「これならもっと早く使えばよかった。」
そう思っていただけるサービスを目指して、これからも改善を続けてまいります。
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