子どもの習い事やスポーツ少年団では、多くの団体で保護者の当番があります。受付をしたり、子どもたちを見守ったり、会場の準備や片付けをしたり。子どもたちが安心して活動するためには大切な役割です。
でも、実は一番大変なのは当番そのものではなく、「当番を決める人」ではないでしょうか。
毎月、「出られる日を教えてください。」とLINEを送り、返信を待ち、返事が来ない人にはそっと催促して、みんなの予定を見ながら当番表を作る。この作業を「仕方ない」と思いながら続けている人は、きっと少なくないと思います。実は、この記事を書いている私の妻もその一人でした。
毎月やっているけど、よく考えると結構大変
妻が担当していたのは、子どもの習い事の当番決めです。やることを書き出すと意外とシンプルです。
- 保護者全員に希望日を聞く
- 出られない日を確認する
- 前回担当した人とのバランスを考える
- 当番表を作る
- 全員へ共有する
「それだけ？」と思われるかもしれません。でも、実際はそう簡単ではありません。仕事中で返信できない人もいます。子どもの体調不良で予定が変わる人もいます。返信を忘れてしまう人もいます。
だから、「お忙しいところすみません。まだご回答いただいていませんでしたが来月の当番いかがでしょうか？」そんなLINEを送ることもしょっちゅうでした。
しかも、ただ空いている人を入れればいいわけではありません。
「前回お願いしたばかりだから今回は別の人にしよう。」
「このご家庭は土曜日しか来られない。」
そんなことも考えながら調整していきます。
妻曰く、毎月2時間くらいこの作業に時間を使っていたようです。
「それ、仕組みにできない？」
ある日、妻が当番表を作っている横で、私は何気なく言いました。
「それ、システムにしたら楽になりそうだけど。」
すると返ってきたのは、予想外の一言でした。
「人の頑張りをバカにしないで。」
正直、少し驚きました。もちろん、バカにしたつもりなんてありません。むしろ逆です。毎月こんなに時間をかけているなら、もっと楽になってほしい。子どもと過ごす時間や、自分の時間を増やしてほしい。そんな気持ちで言っただけでした。
でも今思えば、妻からすると「今まで頑張ってきたことを否定された」と感じたのかもしれません。
半信半疑だった妻
それでも、「一回だけ試してみてよ。」とお願いして、簡単な試作品を作りました。
希望日を登録すると、自動で当番を割り当てる。今のtohbanの原型のようなものです。
妻は最初、「本当に使えるの？」と半信半疑でした。
でも実際に使ってみると、数日後にこんなことを言いました。
「めっちゃ便利じゃん。」
その一言を聞いて、「これは他の団体でも役に立つかもしれない。」と思ったのを今でも覚えています。
作業時間は約2時間から15分へ
もちろん、全部をシステムがやってくれるわけではありません。急な予定変更もありますし、「今回はこの人にお願いしよう」という最終判断は人が行います。
しかし、
- 希望日を集める。
- 一覧にまとめる。
- 条件を見ながら割り当てる。
- 当番表を作る。
こういった時間のかかる作業はほとんど自動化できました。結果として、毎月約2時間かかっていた作業は15分ほどで終わるようになりました。一番変わったのは時間ではありません。
「そろそろ当番表を作らなきゃ…」
という、あの何とも言えない気持ちがなくなったことかもしれません。
一番怖いのは「慣れ」なのかもしれません
今だから思うのですが、一番怖いのは「慣れ」です。毎月同じことを繰り返していると、それが当たり前になります。
本当は面倒なのに、「こういうものだから。」と自分に言い聞かせてしまう。妻もそうでした。
そして、私たちの仕事でも同じようなことはたくさんあります。
昔は手書きでやっていたことが、今ではスマホで数分。
それでも、新しい方法を知らなければ、昔のやり方を続けてしまいます。
保護者の当番決めも、実は同じなのではないでしょうか。
あなたの団体にも、こんな人はいませんか？
- 毎回、当番表を作ってくれる人。
- LINEで返信を集めてくれる人。
- 返事が来ない人に気を遣いながら連絡してくれる人。
きっと、その人は表では笑っています。でも、裏では結構大変です。
「担当だから仕方ない。」
そう思って引き受けてくれているだけかもしれません。
だから私は、そういう人ほど楽をしてほしいと思っています。頑張る人が、もっと頑張らなくてもいい仕組みを作りたい。それがtohbanを作った一番の理由です。
「もっと早く知りたかった」
これは実際に妻が言った言葉です。私も、その言葉がすべてだと思っています。
もし今、「当番決めって、こういうものだから。」と思いながら毎月頑張っているなら、一度だけ違う方法を試してみませんか？
もしかしたら数か月後には、「もっと早く知りたかった。」そう思っていただけるかもしれません。笑
まずは無料で試してみてください
tohbanは、当番を頑張る人の負担を少しでも減らしたいという思いから生まれたサービスです。まずは無料で使ってみて、「本当に楽になるのか」をぜひ体験してみてください。もし、「これは便利だ」と感じていただけたら、とても嬉しく思います。
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